La metodologia Agile come modello di efficienza aziendale

La metodologia Agile come modello di efficienza aziendale

Tutto comincia nel mondo del software. Il nome “Agile” – impiegato in questo senso – ha origine per indicare un modello di produzione del software che fosse più efficiente ed affrancato dai metodi tradizionali considerati troppo macchinosi, dispendiosi e non corrispondenti alle esigenze dei clienti.

Cosa è il software agile?

Nasce da un movimento fondato nel 2001 – iniziato però negli anni ’90 del secolo scorso – da alcuni produttori di software, informatici e scienziati per rendere i processi di sviluppo di programmi informatici più in sintonia con le richieste del cliente, più pratici, veloci e adattabili nel tempo.

Occupandomi di informatica dalla fine degli anni ’80, ho avuto modo di conoscere il sistema di sviluppo tradizionale e quello Agile. Ovviamente, non ho dubbi nel preferire di gran lunga il modello Agile.

Avendo inoltre avuto la fortuna di studiare economia e ingegneria gestionale presso qualificate università inglesi, ho riunito le tecniche del software e dei modelli d’impresa sotto il concetto di azienda Agile. Non che io fossi né il primo né l’unico ad avere combinato questi due campi; ho avuto invece ancora una volta la fortuna di studiare, lavorare e praticare con professionisti di altissimo livello, tra cui economisti, ingegneri, informatici e applicare queste conoscenze e metodologie in varie aziende d’Europa e Nord America.

Da Project Manager, ho sempre portato avanti i miei incarichi professionali tenendo conto di questa impostazione e lasciando così soddisfatti i clienti e loro collaboratori.

È importante oggi modellare l’azienda secondo lo schema Agile?

Direi che oggi più che mai è fondamentale. I cambiamenti acquistano una velocità impressionante ed è un errore catastrofico lasciare fuori dalla propria organizzazione aziendale tecniche che consentono di ottimizzare i processi produttivi, migliorare le prassi amministrative, acquisire maggiore efficienza con uno sforzo minore tenendo sempre tutto sotto controllo e tracciando ogni informazione in entrata e in uscita.

Tuttavia, ogni azienda, pur rispondendo a logiche e regole generali dell’economia e del suo comparto, è un mondo a sé e perciò ha necessità di modellare i suoi processi in base alla sua conformazione. Da tenere sempre però in debito conto che i cambiamenti sono necessari e non attuarli può significare chiudere l’attività.

Come si presenta il metodo Agile?

Detto in parole povere, consiste nel creare le soluzioni (programmi informatici, processi produttivi, etc.) tenendo conto di alcuni aspetti fondamentali:

  1. Ogni cosa va definita in un progetto chiaro e preciso
  2. Bisogna mettere in piedi una squadra di persone adatte
  3. Il personale deve essere adeguatamente formato e informato
  4. Gli strumenti utilizzati devono essere efficienti e facili da usare
  5. Le parti coinvolte devono essere messe al corrente in base al loro grado di coinvolgimento
  6. I processi devono essere iterativi, ovvero, devono tenere conto dei cambiamenti

 Chiunque, anche se non esperto della materia, può intendere benissimo che queste cose sono basilari per ogni tipo di azione in campo economico oggigiorno. Se un’azienda non tiene conto di questi requisiti, ha poco spazio per adattarsi e proseguire il suo cammino.

Certamente, una piccola azienda ha necessità diverse da una più grande, perciò ogni modello sarà implementato secondo la portata dell’impresa; tuttavia, nessuno può ritenersi esente dai mutamenti tecnologici, del mercato e delle prassi operative.

Talvolta sento fare obiezioni che hanno più il sapore dell’incompetenza che quello del dubbio verso le soluzioni adottate per adattarsi ai tempi che cambiano.

È molto probabile che quando la ruota fu inventata qualcuno pensava che non fosse utile – obiezione aberrante!! – ed è anche probabile che prima che prendesse a diffondersi richiese un certo tempo, come sempre accade; tuttavia, una volta dimostratane la praticità, la capacità di risolvere problemi, l’efficienza ed efficacia, continuare a trascinare i massi con le funi – o come fosse che sia – non era certo il metodo più intelligente. Se esiste una cosa che risolve un problema con il quale hai a che fare, usala; a meno che non sia al di fuori delle tue possibilità economiche!

Cosa è allora un’azienda Agile?

Un’azienda può dirsi Agile quando raggiunge questa conformazione:

  • Il suo personale è adeguatamente formato e attua processi razionali
  • Gli strumenti utilizzati sono quelli ottimali per svolgere il lavoro
  • Le persone sanno cosa devono fare, comunicano e sono collaborative
  • Ogni cosa è vista come un processo in miglioramento
  • Se qualcosa di nuovo deve essere implementato, lo si fa con un progetto
  • Non si affidano incarichi a chi non conosce cosa deve fare o non ha strumenti per farlo

Questa è ovviamente una sintesi ma credo che spieghi cosa si intende.

Un ambiente di lavoro dove tutti sanno quello che devono fare, collaborano tra loro e comunicano con tutte le parti interessate: clienti, fornitori, colleghi, dirigenti, è la fonte di ogni buon inizio per qualunque attività.

Gli strumenti utilizzati, dai software alle altre tecnologie, devono essere chiaramente adatti e mai pensare che si possono adattare anche a fare quello per cui non sono stati progettati e che in realtà non possono fare. Non solo sto creando un ulteriore problema e situazione di stress, sto anche rischiando di aumentare l’inefficienza. Secondo che adattamento pretendo di fare di un certo strumento, posso anche creare situazioni di rischio incidente per le persone, non solo per le sorti economiche dell’azienda.

Due esempi semplici.

Caso 1

Qualche tempo fa un’azienda che utilizzava un software per la gestione degli approvvigionamenti mi pose un caso di questo tipo.

Il software in uso permetteva agli impiegati di selezionare una serie di articoli e di inviare ordini alle aziende di produzione via e-mail.

Le aziende ricevevano quindi una e-mail con allegato un documento pdf dove era riportata la richiesta. Davano seguito all’ordine e a loro volta inviavano indietro una e-mail con un altro documento pdf, da loro prodotto, dove erano elencati prodotti e quantità.

Trattandosi di aziende agricole, come risaputo, non sempre le richieste potevano essere soddisfatte alla lettera, per cui vi erano diversi cambiamenti sia nelle quantità che nella tipologia dei prodotti.

Questo vai e vieni di e-mail con allegati comportava vari problemi, tra cui:

  • Gestione di molteplici file allegati, i quali talvolta erano scansioni o foto scritte a mano; la conseguenza immediata era confusione delle informazioni
  • Non sempre l’impiegato che riceveva la posta elettronica – del grossista o del produttore – riportava puntualmente al collega; con conseguenti fraintendimenti e ritardi

Ovviamente, il problema era risolvibile cambiando il modo di lavorare e per farlo era necessario modificare o rifare il software. Fu scelta la seconda strada poiché chi aveva creato il software originario non era interessato a modificarlo. Fu dunque creato un programma apposito dove i produttori potevano accedere e quindi sia grossista che fornitori scambiavano i dati sulla stessa piattaforma digitale. Eliminati i malintesi, le falle di comunicazione e le perdite di tempo.

Caso 2

Un’azienda di Londra consegnava a domicilio i suoi prodotti previo ordine online con un sito e-commerce. Tutta la produzione era interna all’azienda, dolci, cibi salati, escluso le bevande. Quindi, dalla richiesta di una torta o di una bistecca e contorno fino al servizio di catering completo.

Alcuni ordini erano anche ricevuti per telefono ma non era la prassi poiché il modello aziendale era basato sul pagamento sicuro attraverso il sito all’atto dell’ordine e non alla consegna. Pertanto, gli ordini telefonici erano riservati solo a pochi conoscenti.

L’azienda aveva cominciato ad operare con questa strategia e strumenti fin dalla seconda metà degli anni 2000. Il responsabile marketing aveva predisposto una serie di volantini da recapitare presso case e uffici. Una parte della pubblicità era stata affidata per un certo periodo anche ad un call center.

L’azienda aveva ottimi risultati ma la quota di mercato tra gli ultrasessantenni era pressocché nulla. Perché? Chiaramente il problema era che le persone più anziane non erano avvezze a fare ordini online tramite un sito, benché dotate di carta di credito.

Quando negli anni 2010 WhatsApp cominciò a diffondersi, molti utenti della fascia di età avanzata cominciarono ad usarlo regolarmente.

Quale fu la nostra proposta allora? Semplice! Facciamo un sistema per il quale si possono inviare e ricevere ordini via WhatsApp. Dalla scelta del menu fino al pagamento, tutto è implementato e semplice per chi lo usa e per chi riceve. I clienti tra gli anziani sono ormai tanti e il problema è stato brillantemente risolto.

Conclusioni

Questo è un piccolo assaggio di cosa si intende per metodologia Agile. Prossimamente pubblicheremo un documento (white paper) scaricabile qui dal sito, che sarà più dettagliato e tecnico. Faremo anche altri articoli al riguardo per darvi maggiori informazioni.

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